Vom Zettel zur Schlussrechnung: Wie ein Ausbaubetrieb keine Stunde mehr verliert.
Stunden auf Notizzetteln, Papiere in verschiedenen Ordnern, und für jede Rechnung musste alles zusammengesucht werden. So lief es in diesem Betrieb, und so läuft es in fast jedem Bau- und Ausbaubetrieb. Deshalb ist aus der Software für einen Betrieb ein Produkt für die Branche geworden: Worknize.
Lukas Körber, Geschäftsführer
Alles war da, nur nicht an einem Ort.
Bei jedem Auftrag, im Innenausbau wie in der Heizungstechnik, gab es die gleichen Probleme.
- Stunden auf Zetteln
- Die Stunden standen auf verschiedenen Zetteln. Was bis zur Rechnung nicht auftauchte, war weg.
- Rechnungen von Hand
- Abschlag, Nachtrag und Schlussrechnung, jedes Mal aus Notizen geschrieben.
- Papiere in Ordnern
- Die Bescheinigungen der Subunternehmer lagen verstreut. Dass eine abgelaufen war, fiel zu spät auf.
- Ertrag erst am Ende
- Was eine Baustelle eingebracht hat, stand erst fest, wenn sie fertig war.
Der Auftrag: ein System von der Anfrage bis zur Schlussrechnung.
Jetzt hat der Betrieb den vollen Durchblick.
Alles, was vorher in Ordnern und Köpfen lag, steht jetzt auf einer Seite: welche Baustellen laufen, welche überfällig sind, wie viele Stunden diese Woche erfasst wurden. Was eine Baustelle voraussichtlich wann einbringt, sieht der Betrieb schon während der Arbeit. Der Aufmacher oben zeigt genau diesen ersten Bildschirm nach dem Anmelden.
Mit dem Problem steht der Betrieb nicht allein.
Geplant war die Software nur für diesen einen Betrieb. Beim Planen und Entwickeln haben wir festgestellt, dass andere Betriebe dieselben Probleme haben. Die Vorschriften sind für alle gleich, die Abläufe ähneln sich, und die Unterlagen liegen überall verteilt.
Der Betrieb kennt die Baustelle, wir kennen die Software. Worknize gehört beiden: Der Betrieb benutzt das System jeden Tag und sagt, was fehlt. So kommt jeder Hinweis aus dem laufenden Betrieb und nicht aus einer Besprechung.
- Der Betrieb
- Wissen aus dem Handwerk und der tägliche Praxistest.
- Target KI
- Die technische Expertise und Umsetzung.
- Worknize
- Ein Auftragssystem für Bau- und Ausbaubetriebe.
Drei Stellen, an denen nichts mehr verloren geht.
Keine Stunde geht mehr verloren.
Die Stunden werden auf der Baustelle am Handy eingetragen, mit Auftrag und Tätigkeit. Der Stundensatz wird dabei festgehalten und ändert sich später nicht mehr. Die Auswertung zeigt, wie viel erfasst wurde, wie viel davon abrechenbar ist und was das in Euro ist. Die Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz läuft mit.
Die Rechnung ergibt sich automatisch aus den Stunden.
Die Rechnung entsteht aus den erfassten Stunden: Abschlag, Teilrechnung, Schlussrechnung. Eine Stunde kann nur einmal darauf landen. Ist eine Rechnung festgeschrieben, lässt sie sich nicht mehr ändern. Gerechnet wird nach der VOB, Nachträge nach § 2 VOB/B. An öffentliche Auftraggeber geht sie in dem Format raus, das die verlangen: XRechnung.
Abgelaufene Unterlagen fallen jetzt vorher auf.
Das System weiß für jedes Gewerk, welche Unterlagen ein Subunternehmer braucht: die Bescheinigung der SOKA-BAU, die Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt. Es zeigt, was gültig ist, was fehlt und was bald abläuft, und erinnert vor der Frist. Wer die Papiere nicht hat, lässt sich für einen neuen Einsatz nicht einplanen.
Welcher Schritt läuft bei dir noch von Hand?
In diesem Betrieb fing es mit Notizen im Handy an. In jedem Betrieb sind es andere Handgriffe, und niemand kennt sie so genau wie der Inhaber selbst. Deshalb gehen wir zusammen deine Woche durch und suchen die Abläufe, die sich optimieren lassen.
30 min, unverbindlich
Die Case Study als PDF
8 Seiten mit allen Schritten und Screenshots, zum Weitergeben im Team.
PDF öffnen