Vier Schritte, die ein Maklerbüro 17 Stunden pro Woche kosteten.
Aufnehmen, Unterlagen, Bilder, Informieren: Bei jeder Immobilie fielen diese vier Schritte von Hand an. Heute macht der Makler nur noch den ersten, am Handy und direkt vor Ort. Zwei übernimmt das Portal, den vierten macht niemand mehr.
Lukas Körber, Geschäftsführer
Die eigentliche Arbeit fing nach Feierabend an.
Das Büro verkauft Immobilien, bis zu 40 gleichzeitig, mit einem kleinen Team. Bei jedem Objekt liefen dieselben vier Schritte von Hand.
- Aufnehmen
- Nach jeder Besichtigung wurde abends im Büro eingetippt, was tagsüber auf Zetteln stand.
- Unterlagen
- Fotos von Grundbuch, Energieausweis und dem Rest wurden von Hand sortiert und benannt.
- Bilder
- Die Werbeposts entstanden in der Canva-Vorlage, für jede Immobilie einzeln von Hand.
- Informieren
- Den Stand gab es nur in Meetings. Wer ihn zwischendurch brauchte, musste fragen.
17 Stunden pro Woche gingen für Handarbeit drauf.
Vier Schritte, bei jeder Immobilie, immer wieder von vorn. Jeder einzelne ist klein. Zusammen sind es 17 Stunden pro Woche, die für Besichtigungen und Nachfassen fehlen.
Nur ein Schritt liegt noch beim Makler.
Zwei übernimmt das Portal, den vierten macht niemand mehr. Alles läuft in Propstack zusammen, dem Verwaltungsprogramm, mit dem das Büro ohnehin arbeitet.
- Aufnehmen · der Makler
- Die Immobilie wird schnell und direkt vor Ort per Handy erfasst.
- Unterlagen · das Portal
- Fotos aus dem Bauamt und Co. werden hochgeladen und von der KI automatisch sortiert.
- Bilder · das Portal
- Für jede Immobilie entstehen die Werbeposts aus den bereits vorhandenen Daten.
- Informieren · niemand
- Alle Beteiligten werden regelmäßig und automatisch über den aktuellen Stand eines Objekts informiert.
Alle 30 Minuten prüft das Portal auf neue Anfragen, täglich um 7 Uhr geht der Vermarktungsbericht raus: 203 Durchläufe pro Woche, keiner davon von Hand.
Die vier Schritte, wie sie heute laufen.
So schnell ist die Immobilie erfasst.
Ein Formular führt in 12 Schritten durch alles, was zum Objekt gehört: vom Objekttyp über Grunddaten und Adresse bis zu Kosten und Sanierungen. Der Makler arbeitet es vor Ort am Handy ab. Wer unterbrochen wird, macht später weiter. Am Ende steht die Zusammenfassung, und die Daten liegen im System.
Fotografieren, hochladen, den Rest macht das Portal.
Wichtige Unterlagen werden abfotografiert und im Portal hochgeladen. Danach übernimmt das System: erfassen, analysieren, sortieren, exportieren. Es erkennt, was jedes Blatt ist, und legt daraus benannte PDFs an. Meist ist das in unter drei Minuten erledigt.
Objekt wählen, Vorlage anklicken, fertig.
Foto, Preis und die übrigen Angaben kommen aus den hinterlegten Objektdaten. Der Makler wählt das Objekt und klickt eine Vorlage an. Der Post erscheint im Stil und Design des Büros, als Beitrag oder als Story. Kein Post muss mehr einzeln in Canva angefertigt werden.
Der Bericht liegt vor Arbeitsbeginn im Postfach.
Jeden Morgen um 07:00 Uhr liegt ein Bericht im Postfach. Dieser zeigt, welche Immobilien in Vermarktung sind, wie viele Anfragen über welches Portal kamen und welche Besichtigungen anstehen. Neue Anfragen gehen zusätzlich automatisch innerhalb von 30 Minuten an den Eigentümer.
17 Stunden pro Woche gewonnen.
Zeit, die vorher im Nachtippen, Sortieren und Nachfragen steckte.
- Zeit
- Der Abend gehört wieder dem Feierabend. Erfasst wird vor Ort.
- Ruhe
- Niemand fragt mehr nach dem Stand. Er kommt von selbst.
- Tempo
- Die vor Ort erfassten Daten landen direkt in Propstack.
- Fehler
- Nichts geht mehr unter, weil nichts mehr von Hand weitergereicht wird.
Auf ein Jahr gerechnet sind das rund 884 Stunden.
„Absolute Empfehlung, maximale Kompetenz in sämtlichen Themen im Bereich IT und Webseiten, wir sind sehr zufrieden mit der Firma!“
Welcher Schritt läuft bei dir noch von Hand?
Bei diesem Maklerbüro waren es vier Schritte. In jedem Betrieb sind es andere, und niemand kennt sie so genau wie der Inhaber selbst. Deshalb gehen wir zusammen deine Woche durch und schauen, wo Zeit liegen bleibt.
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Die Case Study als PDF
9 Seiten mit allen Schritten und Screenshots, zum Weitergeben im Team.
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