Hunderte Nachweise je Zertifizierung, und jeder hat jetzt einen Weg.
Eine DGNB-Zertifizierung besteht aus hunderten Nachweisen, geliefert von Architekten, Fachplanern und Gutachtern. In diesem Büro lagen sie in Excel-Listen und E-Mail-Verteilern. Heute geht jeder Nachweis denselben Weg.
Lukas Körber, Geschäftsführer
Hunderte Nachweise, verstreut an drei Orten.
Das Büro begleitet Bauprojekte durch die DGNB-Zertifizierung, über viele Monate und mit vielen Beteiligten.
- Excel-Listen
- Eine Liste führte, was fehlt und was schon da ist. Jede Änderung musste jemand von Hand eintragen, sonst stimmte sie nicht mehr.
- E-Mail-Verteiler
- Dokumente kamen als Anhang. Nachfassen bei Planern und Gutachtern hieß: noch eine Mail schreiben.
- Geteilte Ordner
- Die Dateien lagen im Ordner. Ob eine davon zum geforderten Kriterium gehörte, musste jemand einzeln nachsehen.
Ein übersehener Nachweis konnte den Zeitplan der ganzen Zertifizierung kippen.
Jede Zertifizierung hat jetzt eine Akte.
Im Portal liegt jedes Projekt gebündelt: die geforderten Nachweise, die Beteiligten und die Fristen. Der Zeitplan zeigt die Zertifizierung von der Registrierung bis zur Vergabe, so wie oben im Aufmacher. Darunter steht, welchen Weg ein einzelner Nachweis darin geht.
Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen Demo-Daten.
Angefordert, geprüft, zugestellt.
Offen, überfällig, fertig: das sieht das Büro sofort.
Jeder geforderte Nachweis liegt nach DGNB-Kriterium in der Projektakte. Die Übersicht zeigt, wie viele offen oder überfällig sind und was heute dran ist. Wer den Stand wissen will, öffnet keine Liste mehr, sondern wirft einen Blick aufs Dashboard.
Beim Hochladen fällt auf, was nicht passt.
Lädt ein Planer eine Datei hoch, prüft das System sofort, ob sie zum geforderten Nachweis gehört. Das Ergebnis steht als Ampel daneben: plausibel, bitte prüfen oder mutmaßlicher Typ-Konflikt. Ein falsches Dokument fällt damit sofort auf und nicht erst im Audit.
Wer wann was bekommen hat, ist belegbar.
Fertige Unterlagen gehen direkt aus dem Projekt an Bauherren und Prüfstellen. Jede Zustellung wird protokolliert, vom Versand bis zur Empfangsbestätigung, und lässt sich als PDF ausgeben. Der Nachweis darüber ist revisionssicher, also nachträglich nicht veränderbar. Wer noch nicht bestätigt hat, bekommt die Erinnerung mit einem Klick statt mit einer neuen Mail.
Welcher Schritt läuft bei dir noch von Hand?
In diesem Büro waren es hunderte Nachweise pro Zertifizierung. In deinem Betrieb sind es andere Unterlagen, aber dieselbe Frage: Wer hält nach, was fehlt? Deshalb gehen wir zusammen deine Woche durch und suchen die Stellen, an denen jemand von Hand hinterherläuft.
30 min, unverbindlich
Die Case Study als PDF
7 Seiten mit allen Schritten und Screenshots, zum Weitergeben im Team.
PDF öffnen