Der erste Betrieb, den wir uns genau angesehen haben, war unserer.
Wir suchen laufend nach Verbesserungen im eigenen Haus, die im ersten Moment nicht auffallen, weil sie sich normal anfühlen. Drei davon stehen auf dieser Seite.
Lukas Körber, Geschäftsführer
Unsere Informationen lagen an fünf verschiedenen Orten.
Jedes Werkzeug hat für sich funktioniert. Zusammen ergaben sie aber kein Bild.
- Mail, WhatsApp und Anruf
- Der Support. Jede Anfrage kam über einen anderen Kanal, und wer sie übernommen hatte, stand nirgends.
- Apple Notes
- Die Kundeninfos aus der Akquise. Was dort notiert war, kannte nur der, der es notiert hatte.
- Notion
- Wichtige Informationen zu Projekten. Der Stand war gepflegt, aber nur für uns sichtbar. Kunden mussten fragen.
- Clockify
- Die Zeiten. Für jede Rechnung mussten sie herausgesucht und von Hand übertragen werden.
- Lexware Office
- Um Rechnungen einzusehen, musste man sich gesondert in Lexware einloggen.
Am Ende wurde alles von Hand zusammengetragen.
Was sich normal anfühlt, kostet am meisten Zeit.
Was man jeden Tag macht, fühlt sich nach Arbeit an und nicht nach einem Fehler. Deshalb fällt es nicht sofort auf.
Wir sind unsere eigene Woche durchgegangen und haben bei jedem Schritt gefragt: Muss das ein Mensch machen? Muss das so lange dauern? Geht das automatisch? Bei dreien gab es keinen guten Grund.
Drei Schritte, für die es keinen guten Grund gab.
Aus Stunden werden Rechnungen.
Vorher wurde der Umsatz jeden Monat von Hand aus der Buchhaltung übertragen. Heute hängen Zeiterfassung, Rechnung und Umsatz zusammen: Erfasste Stunden gehen in die Rechnung, die Rechnung geht direkt zu Lexware Office, und der Umsatz steht im Portal. Dazwischen überträgt niemand mehr etwas von Hand.
Oben die Zeiterfassung, darunter der Umsatz aus Lexware Office.
Der Kunde ist immer auf dem neuesten Stand.
Vorher fragten Kunden per Anruf, Mail oder WhatsApp nach dem Stand ihrer Projekte. Heute reicht der Kunde Anfragen im Portal ein und verfolgt sie dort, mit Status und Zuständigkeit. Ist etwas fertig, gibt er es per Klick frei. Anruf, Mail und WhatsApp fallen dafür weg.
Nichts löst sich mehr in Luft auf.
Vorher lösten sich Leads in Luft auf, weil wir keine Übersicht über unsere Kontakte hatten. Heute liegen Anfragen, Angebote und Abschlüsse in einer Liste, jeder Eintrag mit Wert und nächstem Schritt. Wer nachfassen muss, sieht es am selben Tag und nicht drei Wochen später.
Zehn Stunden Verwaltung weniger. Jede Woche.
Notion, HubSpot und die Excel-Tabellen sind abgelöst. Das ganze Team arbeitet täglich im Portal.
Welcher Schritt läuft bei dir noch von Hand?
Bei uns waren es drei Schritte, die niemand als Problem gesehen hätte. In jedem Betrieb sind es andere, und niemand kennt sie so genau wie der Inhaber selbst. Deshalb gehen wir zusammen deine Woche durch und schauen, wo Zeit liegen bleibt.
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Die Case Study als PDF
7 Seiten mit allen Schritten und Screenshots, zum Weitergeben im Team.
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